Бизнес

Выбор онлайн-кассы: что нужно знать предпринимателю

Современный бизнес требует современных решений. И тот, который использует автоматизированные и цифровые элементы, развивается более стремительно и улучшает эффективность бизнес-процессов. Использование онлайн-касс позволяет не только соответствовать законодательству, но и повысить уровень клиентского сервиса, облегчить учет и отчетность.

Введение: Зачем нужна онлайн-касса и как она работает?

Онлайн-касса — это специальное программное обеспечение или устройство, которое используется для электронного учета и регистрации денежных операций в торговых точках и организациях. Использование этих электронных устройств необходимо для автоматизации безналичных платежей, точности учета финансовых операций, а также соблюдения законодательных требований в области налогообложения и отчетности.

Отличие онлайн-кассы от кассового аппарата состоит в том, что она имеет специальный фискальный накопитель, где сохраняется информация о приеме платежей, после чего данные передаются в налоговую. То есть государство, таким образом, контролирует работу компании, но в то же время современное кассовое оборудование помогает бизнесу. Фискальные регистраторы являются более массивными устройствами, которые подключаются к компьютеру и используются в крупных магазинах. Автономные же устройства небольшие и используются в розничной торговле, доставке или интернет-магазине.

Электронная касса выполняет следующие функции:

• регистрация и учет продаж товаров или услуг;
• генерация чеков и квитанций для клиентов;
• хранение информации о продажах и финансовых операциях;
• отправка данных в налоговые органы для формирования отчетности;
• предоставление информации для владельцев компаний.

А работает она следующим образом:

• Регистрация продажи. Кассир сканирует штрих-код или вводит другие данные товара (услуги) для оплаты.
• Расчет и выдача чека. Осуществляется автоматический расчёт суммы покупки, а после совершения оплаты печатается чек, который выдается клиенту.
• Хранение данных. Вся информация о продажах сохраняется на фискальном накопителе и/или передается на сервер для последующей обработки.
• Отчетность и аналитика. Собранную информацию можно использовать для создания отчетов о продажах, их анализа и принятия управленческих решений.

Определение своих потребностей и требований перед выбором онлайн-кассы

Выбор фискального оборудования зависит от конкретного типа бизнеса, его потребностей, местонахождения организации и требований законодательства.

В зависимости от объёмов продаж и интеграции с другими системами можно выделить:

• Встроенные варианты обычно интегрированы в POS-терминалы и работают в сети интернет. Они обладают широким спектром функций, таких как обработка платежей, управление складом и отчетность.
• Мобильные приложения, которые позволяют предпринимателям превратить смартфон или планшет в устройство для расчетов с хорошим функционалом. Они особенно удобны для мобильных предприятий или торговых точек, где нет фиксированного места продаж. Банк БелВЭБ предлагает быстрое и удобное подключение мобильного эквайринга.
• Портативные устройства позволяют проводить расчетные операции в любом месте, будь то выездные мероприятия, рынки или мобильные торговые точки. Они обычно компактны и легки в использовании. Например, Smart-касса от Банка БелВЭБ.

Какие факторы учитывать при выборе онлайн-кассы для вашего бизнеса?

При выборе электронной кассы важно учитывать не только, какие документы нужны для её приобретения, но и ключевые факторы, чтобы она наилучшим образом соответствовала потребностям вашего предприятия. Критерии выбора кассы:

• Тип бизнеса. При выборе электронной кассы важно обратить внимание на специфику и необходимость перемещения контрольно-кассового аппарата. Для службы доставки или розничной торговли подойдут легкие и мобильные варианты без подключения к компьютеру. А для супермаркета лучше выбирать стационарные варианты, которые обеспечивают высокую скорость обслуживания.
• Функциональность. Из всего многообразия оборудования лучше всего выбирать по характеристикам, которые необходимы вашему бизнесу. Например, функциональность кассового оборудования в розничной торговле может отличаться от необходимых характеристик кассы для предприятия общественного питания или услуг. В зависимости от специфики вашей организации вам может понадобиться сканер штрих-кодов, электронные весы и т. д. Обратите внимание и на то, какие чеки выдает онлайн-касса.
• Совместимость. Выбранный вами кассовый аппарат должен быть совместим и иметь возможность интеграции с имеющимися принтерами, сканерами и др. При наличии большого ассортимента рекомендуется выбирать онлайн-кассы, которые можно легко интегрировать с программами для учета товаров.
• Безопасность и соблюдение требований. Обратите внимание на соответствие требованиям налоговой службы. А также выбирайте те аппараты, которые обеспечат защиту данных клиентов с соблюдением всех норм, включая требования к хранению информации, указанной на чеке.
• Сервисная поддержка. Приобретая онлайн-кассу, уделяйте внимание техподдержке со стороны поставщика. Важна помощь не только в том, как подключить онлайн-кассу, но и возможность получить быструю и качественную техническую помощь в случае возникновения проблем или вопросов.
• Цена кассы. Учитывайте как первоначальные затраты на приобретение онлайн-кассы или программного обеспечения, так и последующие расходы на обновления, техническую поддержку и обслуживание.

Важные аспекты в законодательстве о применении онлайн-касс

Согласно действующему законодательству, определенные категории предприятий обязаны оснащать свои торговые точки, включая интернет-магазины, платформы электронной коммерции и розничную торговлю продовольственными товарами, специальными фискальными регистрационными устройствами. Требования к их функционалу и техническим характеристикам устанавливаются законодательством.

После приобретения кассового аппарата его необходимо зарегистрировать и обслуживать. Для этого необходимо заключить договор с РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам». Информационное обслуживание осуществляется в системе контроля кассового обслуживания (СККО).

Эти меры направлены на защиту прав потребителей, обеспечение прозрачности и контроля за фискальными операциями в сфере торговли и услуг, а также на сокращение возможности незаконных финансовых операций и укрепление налоговой дисциплины.

Предпринимателям важно внимательно следить за изменениями в законодательстве и своевременно адаптировать свои бизнес-процессы к требованиям, чтобы избежать административной ответственности за нарушение закона о кассах и обеспечить соблюдение всех норм и правил.

Как применить онлайн-кассы в различных отраслях бизнеса?

Применение онлайн-касс в розничной торговле, сфере услуг и общественного питания, а также интернет-магазинах имеет свои особенности и преимущества.

Розничная торговля

• Удобство и эффективность обработки платежей.
• Возможность интеграции с платежными системами для принятия различных видов оплаты.
• Возможность напечатать чек или предоставить электронный вариант для клиентов.

Общественное питание

• Управление заказами и оплатой на самом аппарате или через мобильные приложения.
• Возможность интеграции с другими программами.
• Оптимизация процессов обслуживания клиентов и управления очередями при наличии дополнительного функционала.

Интернет-магазины

• Обеспечение безопасных и удобных онлайн-платежей для покупателей.
• Интеграция с платежными элементами для автоматического выставления чеков.
• Учет инвентаря и остатков на складе для оперативной обработки заказов, доставки товаров и пополнения запасов.
• Возможность автоматического формирования отчетов о продажах и финансовом состоянии магазина.

Сфера услуг

Зачастую в таком бизнесе нет физических товаров, поэтому онлайн-кассы используются для:

• регистрации оплаты;
• выставления чеков;
• ведения контроля финансовой деятельности.

Советы по установке и использованию онлайн-кассы

При установке и использовании электронного оборудования стоит учитывать:

• Выбор подходящего. Потребности и специфика компании влияют на выбор кассы, при котором учитываются её размер, функционал, интеграция с другими программами, стоимость и поддержка со стороны разработчика. Банк БелВЭБ, например, предлагает БелВЭБ-Кассы в безвозмездное пользование при подключении пакетов услуг линейки «Бизнес-Смарт».

• Установка и подключение. Важным этапом перед работой с оборудованием является его регистрация, которая начинается с заполнения необходимых документов, заключения договоров и получения соответствующего разрешения. Некоторые организации также помогают при подключении онлайн-кассы к интернету.
• Обучение персонала. Объясните сотрудникам основные функции системы, процедуру работы с новым аппаратом и правила оформления чеков в нем.
• Интеграция с другими системами учета. При необходимости интегрируйте онлайн-кассу с другими системами, такими как учет товаров и бухгалтерские программы.
• Поддержка и обновления. Обращайтесь за поддержкой к разработчику системы в случае возникновения проблем или вопросов. Следите за обновлениями и своевременной настройкой программного обеспечения.
• Безопасность данных. Выбирайте надежных поставщиков оборудования, которые используют надежные методы шифрования данных.
• Анализ данных и отчетность. Используйте возможности аналитики и отчетности для анализа продаж, учета товаров и оценки финансовой эффективности вашего бизнеса.

Мобильные кассовые аппараты предлагают простоту использования, высокую эффективность и безопасность ваших финансовых операций. Они имеют интуитивно понятный интерфейс, быструю интеграцию с вашими системами, что позволяет улучшить эффективность работы и обеспечить безупречное обслуживание ваших клиентов.