Бизнес

5 ошибок, которые совершают даже опытные сотрудники с корпоративной картой

Корпоративная карта, или бизнес-карта, — удобный и полезный инструмент, позволяющий упростить оплату расходов компаний, а также облегчить процесс бухгалтерского учёта и контроля трат. Однако даже опытные сотрудники нередко допускают ошибки, которые могут повлечь за собой финансовые и репутационные риски как для самого сотрудника, так и для компании. Разберём основные из них, чтобы избежать неприятных последствий и понимать, как правильно использовать корпоративную карту.

Как избежать распространённых ошибок с корпоративной картой?

Прежде чем говорить об ошибках сотрудников при расчётах с помощью бизнес-карт, необходимо понимать, что это за инструмент и для чего предназначен.

Корпоративная карта — это платежный инструмент, который привязан к отдельному расчётному счёту ИП или юридического лица. При этом к нему можно привязать не одну, а несколько бизнес-карт. Но получить карточку может руководитель юрлица, его представитель (при наличии доверенности) либо держатель, указанный в заявлении на выпуск.

Что поможет избежать распространённых ошибок?

1. Изучение внутреннего регламента по использованию корпоративных карт. В нём обычно прописываются цели использования и документы, которые необходимо предоставить для подтверждения каждой операции.
2. Использование только для нужд компании в рамках установленных лимитов. Получая бизнес-карту, сотрудник берёт на себя финансовую ответственность, так как он получает доступ к деньгам компании.
3. Своевременное предоставление отчётности. Это поможет избежать путаницы, а также предотвратить нарушения в управлении расходами.

Рассмотрим типичные ошибки, которые совершают сотрудники при расчётах с помощью бизнес-карт, и расскажем, как их избежать.

Ошибка 1: Неправильное использование корпоративных средств

Одна из самых распространённых ошибок — нецелевое использование корпоративных карт. Прежде всего, стоит понимать, что оплачивать с расчётного счёта компании можно не всё, а личные траты и вовсе запрещены. Также не разрешается снимать деньги с бизнес-карты для выплаты заработной платы. Каждая организация устанавливает цели и этику использования карты самостоятельно, но с учётом целей, связанных с её деятельностью.
Как избежать? Чётко разграничивайте личные и корпоративные расходы. Используйте карту строго по назначению, согласно правилам компании, а когда возникают сомнения, проконсультируйтесь с бухгалтерией.

К целям использования корпоративной карты относятся:

• хозяйственные нужды фирмы (бытовая химия, топливо, услуги парковки и запчасти для служебных авто, приобретение оргтехники и канцелярских принадлежностей);
• затраты для стабильной работы (оплата мобильной связи, интернета, услуг клининга, курьерской доставки товаров для офиса);
• транспортные затраты, связанные с перевозчиками (заправка автомобиля, оплата дорожных сборов, мойка и сопутствующие траты);
• расходы на командировки (бронирование гостиниц, покупка билетов и оплата суточных);
• уплата налогов, пошлин и штрафов;
• представительские расходы.

Ошибка 2: Игнорирование отчетности и документации расходов

Сотрудники, использующие бизнес-карты, обязаны предоставлять отчётность по всем расходам. На практике возникают ситуации, когда работники подают подтверждающие документы с задержкой или вовсе их теряют. В результате бухгалтерский учёт не может быть выполнен правильно при закрытии отчётного периода.
Как избежать? Чтобы обеспечить финансовую прозрачность своей компании, заведите привычку среди сотрудников документально подтверждать каждую покупку. Обычно срок предоставления отчётов о расходованных средствах составляет 15 дней. Подтверждающими документами являются:

• кассовые и товарные чеки;
• накладные;
• квитанции;
• билеты;
• выписки из банка при онлайн-покупках и т.д.

Во избежание спорных ситуаций лучше попросить бухгалтера сделать памятку для сотрудников с информацией о:

1. расходах, которые можно оплачивать с помощью корпоративной карты;
2. действиях при случайной оплате личных расходов бизнес-картой;
3. перечне документов и сроках их предоставления в бухгалтерию.

Перед передачей корпоративных карт сотрудникам необходимо убедиться, что средства компании не будут расходоваться в личных целях. Эффективным способом контроля расходов и таких рисков является установка финансовых лимитов на операции.
Как избежать? Всегда проверяйте лимиты по карте и согласовывайте крупные траты. В Банке БелВЭБ устанавливаются стандартные лимиты на снятие наличных, оплату услуг и товаров. Но каждое юридическое лицо, являющееся клиентом банка, может увеличить или уменьшить их по своему усмотрению. Сделать это можно в «Интернет-Банке» либо с помощью письменного заявления. Настройка индивидуальных лимитов является важной составляющей планирования бюджета компании и позволит избежать его превышения.

Встречаются случаи, когда сотрудники совершают необоснованные траты по бизнес-карте, руководствуясь добрыми намерениями, но без предварительного согласования покупок. Бывает и так, что оплата личных расходов осуществляется по ошибке или намеренно. Это может привести к конфликтам, а в случае использования в личных целях сотрудник будет обязан возместить средства компании.
Как избежать? Прежде всего, необходимо внедрить внутренние процедуры компании по минимизации необоснованных расходов. Каждая нестандартная покупка должна быть согласована с руководством.

В случае трат в личных целях необходимо сразу потребовать возврат средств по согласованию с сотрудником либо компания может высчитать их из его зарплаты. Чтобы обезопасить компанию от необоснованных трат с её счёта, необходим регулярный и круглосуточный контроль за расходами. В Банке БелВЭБ доступ к средствам и учёт всех операций осуществляется 24/7, что позволит вам контролировать финансы в любое время.

В каждой компании должна быть разработана политика использования корпоративной карты. Сотрудники, не зная этих элементарных правил, могут столкнуться с негативными последствиями для себя, а бизнес — с финансовыми потерями. Порой даже опытные специалисты не знают всех правил и ограничений по корпоративной карте, особенно если они были изменены или сформулированы нечётко.

Как избежать? Избежать проблем при оплате бизнес-картами поможет инструктаж и обучение сотрудников. Прежде, чем выдать бизнес-карту, обязательно поясните, какие расходы разрешено оплачивать и какие нет, а также расскажите об установленных лимитах и о полном контроле расходов по каждой карте. При изменении регламента использования бизнес-карт важно провести инструктаж по новым правилам их использования.

Важно! Не забудьте ознакомить своих специалистов с правилами безопасности, которые обязательны к соблюдению при любых обстоятельствах. Чтобы избежать рисков и защитить средства компании от рук мошенников, корпоративную карту следует использовать исключительно на проверенных и надёжных платформах.

Корпоративные карты — это полезный и современный инструмент, который позволяет упростить оплату бизнес-расходов, помогает в командировках и значительно облегчает работу бухгалтерии. Но даже опытные сотрудники иногда допускают ошибки при их использовании. Избежать их можно, если соблюдать простые, но важные правила: чётко разделять личные и рабочие расходы, внимательно следить за лимитами и бюджетом, своевременно предоставлять отчётность и документальное подтверждение трат, а также заранее согласовывать нестандартные покупки. От того, насколько грамотно сотрудник будет распоряжаться корпоративными средствами, зависит его репутация, сохранение доверия со стороны работодателя и эффективность управления бюджетом.