Бизнес
Как организовать контроль за работой сотрудников
Редакция 
Стремление к жесткому контролю может привести к негативным последствиям (дискомфорту, демотивации и обиде), а излишняя мягкость – к хаосу, лени и формированию вредных привычек. Управление сотрудниками — не самая простая вещь в мире. Среди управленческих функций контроль работы сотрудников является одной из самых значимых.
Ключевые аспекты эффективного контроля за работой сотрудников
Контроль за работой сотрудников – неотъемлемая часть эффективного управления. В современных условиях динамичных рынков и конкурентной среды умение организовать контроль играет важную роль в достижении бизнес-целей и обеспечении производительности.
При создании системы контроля необходимо обратить внимание на следующие аспекты:
- Цели и ожидания.
- Делегирование.
- Обучение и развитие.
- Коммуникация и обратная связь.
- Гибкость и адаптация.
- Доверие.
- Планерка – инструмент, который позволяет поставить и распределить задачи, проконтролировать процент выполнения длительных проектов, предложить новые идеи и обсудить их.
- Отчеты – нелюбимый вариант контроля для сотрудников, но это неотъемлемая часть работы.
- Видеонаблюдение – способ контроля опозданий, реальной занятости и отвлечения на чаепитие, дополнительно помогающий оценить общение с клиентами, если камера пишет звук.
- Пропускные системы помогают определить тех, кто часто опаздывает или уходит пораньше.
- Аттестация 1-2 раза в год позволяет держать в тонусе, освежить знания и найти пробелы. На основе полученных данных можно определить уровень знаний на данный момент и планировать дальнейшее обучение сотрудников.
- «Тайный покупатель» – метод, позволяющий определить качество работы сотрудника. Чтобы использовать его, как полноценный инструмент, тайный покупатель должен придумать правдоподобную легенду, записать беседу на диктофон и пройти все этапы сделки.
- Ключевые показатели эффективности (KPI) – позволяют отслеживать уровень работоспособности сотрудника с помощью достижения определенных установленных норм.
- CRM-системы – самый популярный инструмент, так как в одном месте представлена аналитика показателей, распределенные задачи, их статус и дедлайны.
- Учёт рабочего времени с помощью программного обеспечения позволяет определить, сколько времени требуется сотруднику для выполнения той или иной задачи.
- Программы управления задачами и проектами – делегирование задач, отслеживание их выполнения и прогресса среди всех сотрудников, в том числе и удаленных работников. Например, с помощью Trello или Asana.
- Микроменеджмента – постоянного и чрезмерного контроля с указанием сотрудникам, как они должны выполнять свою работу. Задачи не делегируются, и слишком много внимания уделяется второстепенным деталям. За счет отсутствия возможности принятия решений и контроля каждого шага сотрудника это не только добавит напряжения и стресса в их жизнь, но и навредит бизнесу.
- Постоянная негативная или позитивная обратная связь. Как говорится в народной поговорке, слишком много меда — это яд. Поощрение сотрудников и команд постоянным положительным отзывом может привести к самоуверенности и низкой эффективности. С другой стороны, излишняя критика приведет к демотивации.
- Создайте зоны компетентности, где каждый сотрудник будет экспертом в своей области.
- Поставьте понятные цели. Позвольте самостоятельно выбирать методы для их достижения.
- Определите ключевые показатели эффективной работы (KPI) для группы сотрудников и каждого в отдельности. Это позволит выделить лучших и худших, а также мотивировать для достижения результата.
- Поддерживайте обратную связь с обсуждением положительных и отрицательных моментов. При возникновении ошибок важно создать доверительную атмосферу, чтобы сотрудники поняли и признали свои недочеты, а также могли открыто задать вопросы и обсудить проблемы. Самая главная ошибка – просто найти виноватого и дальше ничего не делать.
Конкретные и чёткие SMART-цели помогают понимать ожидаемый результат, что делает этап контролирования работы более прозрачным и понятным. Об основах постановки SMART-целей читайте в нашей октябрьской статье.
Распределение рабочих нагрузок членам команды, чтобы каждый был занят своим делом согласно своим навыкам и возможностям. В результате требовать выполнения каждой отдельной задачи можно с определенного сотрудника, который её выполняет. При отсутствии достаточного уровня знаний необходим следующий пункт.
Регулярное обучение и развитие сотрудников делает работу эффективной, а процесс контроля – более направленным. Когда наблюдается личный и профессиональный рост сотрудника, то можно использовать различные методы поощрения.
Общение – важная часть любой работы, позволяющая передать данные об этапах ее выполнения, результатах, возникающих проблемах и вопросах. Обратную связь можно использовать как источник мотивации, похвалы за достижения, мониторинга качества работы для ее улучшения.
Если условия и потребности организации изменились, то и контроль должен адаптироваться под них.
Эффективная работа и её контроль осуществляются тогда, когда сотрудники чувствуют уважительное и доверительное отношение со стороны руководства и наоборот.
Создание системы контроля за работой сотрудников способствует достижению целей организации и улучшению результативности. Чтобы эта система работала эффективно, необходимо не только учитывать данные аспекты, но и использовать подходящие инструменты.
Выбор инструментов контроля: от традиционных к цифровым решениям
Существует множество способов контроля за работой сотрудников, начиная от традиционных методов, таких как отчеты и ежедневные встречи, до современных цифровых инструментов, таких как программы управления задачами и мониторинги времени.
Измеряя эффективность работы, следует избегать:
Создание баланса между контролем и доверием, или как поддержать мотивацию сотрудников
Каждый руководитель проводит планерки, совещания, требует выполнения определенных задач и написания отчетов. Контроль необходим в любой сфере деятельности для поддержания стандартов компании, эффективной работы, достижения поставленных целей и оценки результатов. Контролирование процессов позволяет убедиться, что всё идет согласно плану, и при необходимости что-то скорректировать.
Доверие — это часть нормальной коммуникации сотрудников с руководителем, которая показывает их взаимоотношения. При наличии доверия руководитель дает определенную свободу в работе, позволяя предлагать идеи и высказывать мнения.
Перевес в сторону контроля ограничивает креативность, приводит к созданию напряженной обстановки и микроменедженту. А перевес в сторону доверия без надлежащего контроля приводит к отсутствию дисциплины и возможным убыткам. Поэтому важно найти баланс между контролем и доверием для успешного и эффективного управления, реальной оценки ситуации и создания продуктивной рабочей атмосферы. Главное правило при создании такого баланса — отсутствие чрезмерности и наличие системы.
Контроль за работой сотрудников не должен ущемлять их автономию и творческую свободу. Важно найти баланс между контролем и доверием, чтобы поддерживать высокий уровень мотивации и улучшать результативность.
Инвестиции в IT-стартапы: возможности и риски
Кредит или лизинг: что выгоднее для бизнеса?
Здоровый образ жизни как бизнес-направление: фитнес и beyond
Сила объединения: как создать лояльное комьюнити вокруг бренда
Приумножаем капитал с комфортом: преимущества брокерского обслуживания в надежном банке
Развитие крафтового производства: от идеи до реализации
Для подписки на рассылку введите Ваш email
Если Вы уже являетесь нашим подписчиком и хотите внести изменения в свой профиль или отписаться от рассылки, введите email на который Вы получаете нашу рассылку.
