Бизнес

Боли и ошибки руководителей. Как не терять результат и получать больше от команды

На протяжении всей своей жизни большинство людей, которые являются отличными специалистами, работают как наёмные сотрудники. Именно они выполняют работу как таковую: производят, продают, перевозят, учитывают и т.д.

Бизнес состоит из отдельных элементов, каждый из которых выполняет определённую функцию. За исполнение каждой отдельной задачи отвечает в большинстве случаев наёмный сотрудник. Эти отдельные функции взаимосвязаны и объединяются в единый механизм. Если один из процессов нарушен, то и вся система пошатнётся. Чтобы все работало слаженно, необходим человек, который будет уметь искусно руководить как профессиональный дирижёр.

О том, кто такой руководитель и какие топовые ошибки он совершает, поговорим с коучем и создателем уникальной системы MANAGYM для подготовки и прокачки руководителей Юрием Анушкиным.

Руководитель: кто это и какие функции выполняет?

Руководителем не рождаются, им становятся! Наверняка вы слышали такую фразу. Каждый человек имеет определённые задатки, которые нужно уметь разглядеть и развивать. Некоторые люди думают, что руководитель должен обладать лидерскими качествами или вовсе быть лидером своей компании. Кто вообще такой руководитель?

Руководитель – это человек, который ответственен за координацию и эффективное управление организацией или отделом.

Существует несколько уровней управления менеджмента:

1. верхний уровень управления (топ-менеджеры) – принимают важнейшие решения, формируют стратегию развития и цели компании;
2. средний уровень управления (менеджеры отделов) – разрабатывают, реализуют и внедряют решения, которые были приняты на высшем уровне;
3. нижний уровень – оперативное управление работой непосредственно исполнителями (бригадиры, руководители отдельных групп и т.д.).

– Юрий, расскажите кто такой профессиональный руководитель?

– Есть классическое определение. Руководство – это способность оказывать влияние на отдельных людей и группы для достижения и вовлечения их в цели организации. Исходя из этого определения, можно выделить 2 ключевые способности для руководителя:

1. способность чётко видеть цели, уметь их формулировать, декомпозировать, уметь различать собственные цели и цели компании, видеть всё многообразие контекстов в целеполагании;
2. умение влиять на людей, вовлекать, понимать, чувствовать и мотивировать их и в принципе умение работать с людьми.

Функции руководителя были сформулированы ещё в 1916 году Анри Файолем, которые до сих пор являются классикой в менеджменте.

1. Планирование – определение и постановка целей организации, разработка стратегий и планов действий для достижения этих целей.
2. Организация – распределение задач и ответственностей между подчиненными, обеспечение ресурсами, создание структуры работы.
3. Мотивация – побуждение команды к действию для достижения общих целей и поощрение сотрудников. Это важная задача для руководителя.
4. Координация – согласование звеньев компании и установление систем коммуникации.
5. Контроль – проверка выполнения планов и задач, анализ результатов, выявление проблем и корректировка работы при необходимости.

Юрий также назвал набор функций руководителя, без которых человек не может быть профессионалом как менеджер. К ним относятся:

• Умение создавать систему сбора информации, аналитики по тем процессам и объектам, которыми управляет сам руководитель. То есть чёткое понимание, чем он управляет и по каким параметрам, по каким метрикам он видит и двигается. То, чем он управляет, двигаясь к цели или отклоняясь от нее.
• Умение на основе анализа ключевых показателей данных принимать решение.
• Умение планировать их реализацию, подвязывать ответственных, планировать во времени и сроках.
• Умение делегировать, ставить задачи и декомпозировать их на разные уровни.
• Чёткое понимание своих людей, умение их дифференцировать по тому, насколько они готовы и могут выполнять ту работу, которую он от них ожидает.

Если сотрудники к чему-то не готовы, то руководитель должен вовремя и грамотно отправить их на нужное обучение. Либо сделать так, чтобы человек смог освоить то, чего он не умеет, с одной стороны. С другой стороны, если у человека не хватает мотивации, смелости, решительности, то помочь и поддержать его. А где-то и создать для него такую ситуацию, где человек будет вынужден сделать то, чего он, возможно, сам от себя не ожидал.

Понятное дело, что это идеальная картинка. И зачастую не все эти качества присутствуют во всей полноте, но когда есть большая часть этих качеств, то это уже очень хорошо.

Коммуникативные навыки для руководителя – это просто умение общаться, но это также важная составляющая управленческой деятельности. Благодаря коммуникации руководство делегирует задачи, управляет конфликтами, оптимизирует процессы и даже вдохновляет свою команду. Умение договариваться – это также часть коммуникации. Поэтому интересно узнать у Юрия: «Умение договариваться – это хорошее качество для руководителя?»

– Это ключевое качество. Работа с людьми относится, по сути, к основной деятельности руководителя, потому что руководитель не своими руками делает работу. Он организует, вовлекает, мотивирует других людей. Результат зависит и от его способности понимать, чувствовать людей, понимать их потребности, интересы, мотивы и способности. От способности руководителя уметь строить с ними коммуникацию, вызывать доверие, вызывать уважение, быть авторитетным для них. И уметь договариваться, в первую очередь.

Большая иллюзия в том, что руководитель – это тот, кто только командует, распоряжается, требует, заставляет. Такой способ управления годится только для сотрудников уровня стажеров, для которых требуются чёткие и понятные указания. Но для категории сотрудника, обладающего каким-то опытом, а уж тем более для профессионалов, такие методы руководства не годятся.

– Существует мнение, что руководитель должен знать, как всё устроено в организации. Юрий, необходимый ли это навык для руководителя?

– В идеале, да. Но это невозможно. Поэтому будем реалистами. Невозможно отделить функцию руководства от владения знаниями о предметной области, которой ему предстоит руководить. Мне кажется, что это необходимо для того, чтобы руководитель:

• понимал, кем он руководит;
• понимал, чем люди занимаются;
• мог адекватно проставить контрольные точки в деятельности;
• проконтролировать выполнение задач;
• понимать, что его не вводят в заблуждение, не обманывают.

Он неизбежно должен владеть предметной областью. Мне кажется, что большая иллюзия состоит в том, что менеджера можно в любую область бросить и он будет там со страшной силой менеджерить. Для того, чтобы адекватно руководить какой-то предметной областью, в ней нужно разбираться на том уровне, который позволяет контролировать людей и исполнение ими задач. Насчёт того, нужно ли знать всё. Я не случайно говорил, что умение руководить, проставить ключевые индикаторы, расставить ключевые контрольные точки, уметь выделить те точки, влияние на которые приводит к изменениям, к получению результата, является ключевым. Всё знать невозможно, но можно знать ключевые моменты либо иметь рядом людей, которые будут профессионально владеть определёнными предметными областями. И если с ними будут адекватные отношения, если с ними будет доверие и обязательно взаимное, то руководитель получит всегда достоверную информацию о том, что происходит в тех или иных аспектах организации. Если отношения не выстроены и не построена система контрольных показателей, то велика вероятность, что он ничем не управляет, а только является номинальной фигурой, в которую упираются высокоуровневые решения, но вовсе не факт, что это про руководство и управление.

Типичные ошибки руководителей

Быть руководителем – это интересно, но нелегко. Но даже опытный руководитель может допускать ошибки.

1.  Недостаточная коммуникация с подчинёнными. Коммуникация – основа эффективной работы коллектива. Именно здесь соблюдаются самые частые ошибки.
2. Неправильное распределение ресурсов и задач или иначе неумение делегировать. Если руководитель берёт на себя слишком много работы и не доверяет работе коллектива, то происходит перекос в системе. Руководитель перегружен и не всегда может выполнить работу профессионально. А у подчинённых отсутствует мотивация и признание их достижений.
3. Отсутствие эффективного руководства. Руководитель не устанавливает понятные и ясные цели и ожидания от сотрудников. Ожидания руководителя и итог не совпадают. Так как нет конкретных целей, обратной связи и поддержки.
4. Неправильное управление конфликтами. Руководители могут не обращать внимания на конфликты или вовсе их избегать, что приведёт к негативным последствиям в коллективе.
5. Неумение принимать конструктивную критику и обратную связь. Команда даёт обратную связь, а руководство не принимаёт её. Это не позволит находить пробелы и развиваться.

Юрий Анушкин назвал топ-5 типовых ошибок менеджера на основе своего многолетнего опыта.

1. Применять термин «проблема» в отношении вещей и обстоятельств, с которыми никто ничего сделать не может и не собирается. Слово «проблема» превращается в оправдание ничегонеделания.
2. Действовать по принципу «главное что-то предпринимать» без четкого понимания, как совершаемые действия приведут к цели. Для того, чтобы правильно решить, что и как нужно сделать, необходимо сначала разобраться с ситуацией (исследовать, проконтролировать, понять причины проблем).
3. Попытки влиять на факторы, которые менеджер изменить не в силах вместо сосредоточенности на факторах, поддающихся изменению имеющимися ресурсами.
4. Чрезмерная сосредоточенность на поверхностных проявлениях. Проблемная ситуация является всегда лишь результатом цепочки причинно-следственных связей, включающей в себя управляемые факторы. Неспособность смотреть глубже в корень и видеть глубокие причины проблем – это и есть ошибка.
5. Непонимание того, что уместность и своевременность воздействия важнее силы воздействия и спешки в реализации действия.

Каждый руководитель – это личность, которая может совершать разные ошибки. Однако осознание и исправление этих ошибок может существенно улучшить руководящую деятельность и отношения с командой.

От ошибок к их устранению

Стоит понимать, что от ошибок никто не застрахован. Грамотный выбор руководителя поможет избежать некоторых ошибок. Можно проверить способность человека к руководству. Например, с помощью моделирования ситуации на способность управлять и влиять на людей для достижения цели. Это поможет понять, насколько изначально развиты способности менеджера и что стоит совершенствовать.

Да, все руководители совершают ошибки и в большинстве случаев они типичные. Если есть ошибка, то есть и метод её устранения.

«Существует ли единый алгоритм действий для устранения одной и той же ошибки для разных руководителей?» – спросили мы у Юрия Анушкина.

– На мой взгляд, нет. Каждая ситуация может иметь своеобразные нюансы, контексты, сложности. Применять единый подход ко всем ситуациям и, в том числе, с учётом личных особенностей руководителя, вряд ли возможно и целесообразно.

Мне нравится поговорка: «Мы получаем достаточно стандартные вызовы, но наши ответы на эти вызовы уникальны». И это относится в равной степени к профессии менеджера. Мы получаем схожие вызовы, но каждый из нас отвечает в меру своих способностей, возможностей, опыта, аналитики, наличия рядом людей, на которых можно опереться. Я не верю в то, что можно по одному шаблону разным руководителям отвечать на те вызовы, с которыми они встречаются.

Этапы исправления ошибки:

1. Признание – первый шаг на пути к исправлению. И порой сложно взять ответственность за ошибку. Руководитель должен взять на себя ответственность и быть честным о совершённых ошибках.
2. Найдите причину ошибок. Важно выяснить, почему произошла та или иная ошибка, чтобы предотвратить её в будущем. Умение проанализировать и найти корень проблемы – одна из обязанностей руководителя.
3. Разработайте план действий. Причина найдена, значит, пора действовать. Необходимо создать поэтапный план, который имеет определённый срок.
4. Включите команду. Вовлечение и мотивация сотрудников – важная составляющая для работы и исправления ошибок. Объясните причины ошибок, цели и план действия по исправлению. Не забудьте про распределение ответственности.
5. Предоставьте необходимые ресурсы. Исправление ошибки требует ресурсов. Оптимизация и делегирование задач и ресурсов необходимо для дальнейшей работы команды.
6. Оценивайте прогресс. Оценка выполнения действий согласно плану и его эффективности – часть работы руководителя. Здесь важна обратная связь от сотрудников.
7. Обучение и развитие. Наличие ошибок можно использовать как возможность для обучения и развития руководителя и сотрудников. Для руководителя также важно регулярное обучение и развитие управленческих навыков.
8. Признание достижения. Когда команда сделала ошибку, вместе получилось её исправить, необходимо оценить улучшения и признать приложенные усилия. Это необходимо для поддержания мотивации и уверенности команды.

Умение видеть, исправлять свои ошибки является важной частью процесса роста и развития не только самого руководителя, но и его команды.

Интересно узнать мнение Юрия:

– Какой союз лучше: непрофессиональный руководитель и профессиональные сотрудники или профессиональный руководитель и «слабые» сотрудники?

– Если выбирать, то я бы выбирал профессиональных сотрудников, потому что в большинстве случаев редко встречается идеальный менеджер-профессионал. Мы, как правило, имеем слепые пятна, свои особенности, в том числе особенности характера и восприятия. Мы не идеальны. И чаще всего нашу «неидеальность» компенсируют люди, которые рядом с нами. Может сложиться ситуация, когда руководитель совсем не идеальный, а предметная область, которой он руководит, работает. Так как его недостатки компенсированы работниками, находящимися рядом. Если руководитель не будет помехой для профессиональных сотрудников, то они прекрасно справятся с задачами.

Успех руководителя определяется не только умением искусно руководить, так как работа и само руководство невозможно без подчинённых. Успех менеджера зависит от его коммуникативных способностей, умения договариваться и принимать стратегические решения. Также руководитель должен быть мотиватором и вдохновителем для своей команды, создавая условия для продуктивной работы сотрудников.