Бизнес

5 шагов к работе с программной кассой: подключение, настройка и регистрация без ошибок

Онлайн-касса (программная касса) для бизнеса — это программное обеспечение, установленное на специализированном оборудовании или компьютеризированном устройстве. Она соответствует требованиям законодательства и очень удобна: всё посчитает, зафиксирует и отправит в налоговую, пока вы занимаетесь развитием бизнеса. Без неё в современном бизнесе вроде можно, но неудобно. Многие предприниматели боятся процесса перехода на программные кассы, считая его сложным и запутанным. Так ли это на самом деле? Об этом поговорим с директором компании «Настоящая цифровая» Александром Ермаковичем. Компания является поставщиком информационных платёжных услуг и развивает сервис по обслуживанию программных касс webkassa.by.

Начнём с главного: зачем бизнесу программная касса уже сегодня?

Программная касса «потом» — это штрафы, путаница в отчетах и потерянные клиенты. А зачем она нужна бизнесу сейчас?

— Касса всегда была и будет нужна розничному бизнесу, пока наличные денежные средства находятся в обращении. Но чем больше безналичных денежных средств в обращении, чем больше вариаций их появляется в виде электронных денег и различных платежных систем, включая цифровую валюту, тем больше востребованы программные кассы, они же смарт-кассы и платежные терминалы.

Александр, расскажите подробнее о требованиях законодательства, цифровизации и рисках для бизнеса при отказе от использования программных касс.

О требованиях законодательства

— Фискальный регулятор требует использовать кассы (в любом виде) при непосредственном обслуживании клиента или продаже товара, что называется «лицом к лицу». Если же продажа товара или оплата услуг происходит удалённо, например, с использованием интернет-эквайринга, то применение кассы не требуется. Это логично, так как чек некому отдавать. Получатель денег пришлёт квитанцию на e-mail — подтверждение факта оплаты, то есть списания денег со счёта с применением банковской карты плательщика. Это не фискальный документ, так как в нём не указано, за что и кому были переведены средства.

Касса нужна там, где между получателем денежных средств и плательщиком ничего нет, кроме кассы, и фискальный чек является единственным документом, подтверждающим оплату.

С появлением устройств 4в1 (смарт-касс) и актуализацией законодательства в области регулирования программных касс многие функции кассира стало возможным объединить. Теперь на рабочем месте продавца не два устройства (касса и POS-терминал), а одно — программная касса с POS-терминалом в одном корпусе. Кассиру не нужно дважды (иногда трижды) вводить сумму (на POS-терминал и на кассе, а еще в системе учёта товаров).

О цифровизации

— Программные кассы в Беларуси работают уже более 7 лет. Цифровизация давно пришла в большой ритейл. Там, где большие цифры, невозможно эффективно вести бизнес без компьютеров и программного обеспечения. Сегодня цифровизация пришла и в малый ритейл: без сканера и программной кассы будет сложно организовать эффективный товарный учет.

Следующим закономерным шагом цифровизации розничного бизнеса является автоматизация дифференцированного учета. Об этом говорит регулятор для торговых объектов более 200 кв.м. (ранее для более 600 кв.м.), а также для тех, кто продает товар, подлежащий маркировке. И снова на помощь приходят программные кассы, которые:

• во-первых, являются программным обеспечением, легко интегрирующимся с другими программами, например системами товарного учета;
• во-вторых, работают на компьютеризированных устройствах с фотокамерами, благодаря чему могут выполнять роль сканера не только штрих-кодов, но и кодов маркировки. Также к этим устройствам можно подключить проводной или беспроводной промышленный сканер, что позволит сканировать быстрее и удобнее большое количество товаров.

О рисках для бизнеса

— Есть ли риск для ритейла при отказе от программных касс?

— Я бы сказал, все зависит от специфики бизнеса. Если предприниматель оказывает услуги и ничего более, то его вполне устроит «старая добрая железная касса» при условии, что она прошла модернизацию под новые требования регулятора, вступающие в силу 1 июля 2025 года. Если предприниматель привык работать отдельно с POS-терминалом, а потом «пробивать» сумму на КСА, то для него ничего не изменится. Разве что он упустит возможность сэкономить на кассовом обслуживании, ведь ежемесячные платежи за программную кассу намного меньше, чем за КСА.

Шаг первый: выбор подходящего оборудования и сервиса

Если предприниматель только начинает бизнес, то ему нужно открыть счёт в банке. Сегодня практически каждый банк, выявив потребность приёма наличных и безналичных платежей, предложит бизнесу комплексный продукт: расчётно-кассовое обслуживание (РКО), эквайринг вместе с программной кассой в бесплатной смарт-кассе. То есть за него всё сделают в «одном окне» банка. Вряд ли кому-то захочется и удастся отказаться от программных касс в пользу «железных», потому как придётся делать всё самому.

Возьмём и другой вариант: предприниматель со стажем самостоятельно пришёл к решению заменить свой «кассовый набор» на программную кассу. Перед ними двумя встанет вопрос: «Какую программную кассу выбрать?» На самом деле вопрос сложнее и звучит следующим образом: «Какое программно-техническое решение для организации торгового места выбрать?»

— На что стоит ориентироваться при выборе кассы?

— Факторов, влияющих на выбор очень много. Итак, какие это факторы:

1. Вид деятельности и размер бизнеса. Для ИП, торгующего обувью и для курьерской доставки, как ни странно, базовый комплект будет один и тот же. И это программная касса в смарт-кассе. А вот для большого или сетевого магазина, торгующего обувью, такое решение может быть недостаточным и нужно учесть другие факторы.
2. Эквайринг.
• Если выбран отдельно стоящий POS-терминал (потому что он достался бесплатно вместе с привлекательными ставками по эквайрингу), который давно интегрирован с программой рабочего места кассира, то решение будет в пользу использования программной кассы для компьютера.
• Если вопрос с эквайрингом открыт, то его нужно решать. Не все банки-эквайеры поддерживают работу со всеми смарт-кассами, доступными на белорусском рынке, поэтому их выбор будет сокращаться. Тем не менее, модель использования программной кассы будет одна и та же - в смарт-кассах.
3. Стоимость.

В данном вопросе необходимо определиться, что важнее для вашего бизнеса: стоимость приобретения или стоимость владения. Есть дорогие устройства и есть банки, которые дают смарт-кассы в бесплатное пользование, но есть также поставщики и мобильные операторы, которые предлагают рассрочку на смарт-кассы. Это всё влияет на выбор.

4. Организация рабочего места кассира.

Далее возникает самый трудный вопрос: «Как организовать рабочее место кассира так, чтобы это было не слишком дорого и при этом не было очередей?»

Существует несколько вариантов организации рабочего места кассира с учётом модели ПК, POS-терминала и системы учёта товаров.

• Если же вы управляете кассой на компьютере, то дополнительно потребуется внешний принтер и POS-терминал. Однако более современным и простым решением являются многофункциональные смарт-кассы, которые позволяют управлять программной кассой на экране самого оборудования.
• Можно использовать со своей уже имеющейся кассовой и товарно-учётной системой или выбрать интегратора из предложенных в банке.

— Где не стоит экономить?

— Не стоит экономить на компьютере и сканере, если у вас больше 50 чеков в день или продаётся более 50 маркированных товаров за смену. Не стоит экономить на антивандальных решениях для смарт-касс, если у вас несколько точек продаж, Интернет-магазин или доставка.

Шаг второй: регистрация кассы — всё ли так просто, как обещают?

Какова последовательность действий для регистрации онлайн-кассы?

1. Для регистрации в качестве клиента и первой своей кассы достаточно оформить заявку на сайте Банка БелВЭБ, заполнив лишь 4 поля: имя, телефон, е-mail и УНП. После чего с вами свяжется специалист банка и составит индивидуальное предложение.
2. Следующим шагом будет выбор программной кассы, подготовка документов и подписание договора на оформление эквайринга.
3. Далее осуществляется регистрация кассового оборудования в РУП ИИЦ («Информационно-издательский центр по налогам и сборам») и его настройка специалистами.
4. Только после этого устройство доставляется клиенту и готово к использованию.

— Как долго длится процесс получения оборудования с момента заявки?

— Заявка с момента создания до момента получения готового к работе оборудования обрабатывается в течение 7 рабочих дней, если клиент внимательно изучил инструкцию и все сделал быстро и правильно. Однако, на скорость обработки заявки влияет:

• все ли дополнительные документы подготовлены;
• правильно ли оформлены эти документы (особенно доверенности);
• оплачены ли счета в пользу РУП ИИЦ.

Все «досылы» документов влияют на скорость обработки заявки, поэтому важно предусмотреть всё заранее.

Шаг третий: настройка кассы и интеграция с бизнес-процессами

Александр, подскажите: «Что нужно сделать после получения кассы, чтобы обеспечить бесперебойную работу с первого дня?»

— Программная касса сразу готова к работе! Как правило, при передаче устройства с программной кассой покупателю показываются базовые функции.

Тем не менее каждый случай по-своему уникален:

1. Несмотря на то, что наши программные кассы могут работать до 7 суток в режиме офлайн, обязательно необходимо наличие Интернета. Задача клиента — организовать к нему доступ. При этом можно выбрать мобильный интернет через оператора мобильной связи или Wi-Fi в офисе клиента. Это все так же просто, как и с вашим домашним Wi-Fi, но тем не менее, с этим бывают вопросы.
2. Подключение чекового принтера и сканера к компьютеру кажется простым, но порой также вызывает вопросы.
3. Интеграция с системой товарного учета — самая трудоемкая и затратная по времени задача. Этим вопросом стоит заняться уже с момента оформления заявки. Как правило, мы говорим нашим клиентам, чтобы разработчики или специалисты, сопровождающие систему учёта товаров, обращались к нам. Мы организовываем их консультационную помощь, передаём документацию, предоставляем доступ к тестовой линейке и организовываем телеграм-канал для оперативных вопросов.

Документация на API для программных касс и для интеграции с Личным кабинетом у нас опубликована на сайте и документах в Личном кабинете клиента. А также каждая программная касса предоставляет доступ к OpenAPI из браузера: достаточно подключиться и набрать правильный адрес. Поэтому консультации с новыми интеграторами у нас длятся не более месяца.

Сегодня оператор программных касс webkassa.by предлагает более 100 интеграторов со своими решениями. Некоторые из них были разработаны для своей розничной сети магазинов, некоторые – для своего продукта специфического ритейла.

Шаг четвёртый: передача фискальных данных в МНС через ОФД

— Как происходит передача информации о денежных операциях в налоговую?

— До недавнего времени маршрут прохождения информации с кассовыми документами был такой:

А) Кассир вводит информацию в программной кассе для формирования чека.

Б) Программная касса формирует кассовый документ, подписывает ЭЦП.

В) Программная касса отправляет чек в АИС ПКС Оператора.

Г) АИС ПКС проверяет ЭЦП кассы, формирует новый документ, куда включает полученный документ от кассы, подписывает своим ключом.

Д) АИС ПКС отправляет новый документ в СККО.

Поэтому клиент может видеть всю историю своих платежей в АИС ПКС Оператора и в СККО.

Сейчас, когда в чеках будет присутствовать информация о маркировке, этот маршрут дополняется новым шагом:

Е) СККО достает информацию о маркировке и пересылает ее Оператору маркировки в систему «Электронный знак».

Так происходит вывод из оборота маркированного товара, проданного через кассу.

Многие предприниматели продают, а значит выводят из оборота маркированный товар не через кассу, а, например, с помощью интернет-эквайринга или с помощью ЕРИП (E-POS). В этом случае вывод из оборота такого товара должен осуществляться через API РУП ИИЦ.

Такая возможность предоставляется клиентам в Личном кабинете.

Шаг пятый: обслуживание, отчётность и обновления — как не забыть о главном

— Какие обязательства остаются у предпринимателя после запуска кассы?
— После запуска кассы у предпринимателя остаются обязательства: соблюдать кассовую дисциплину! За консультациями по кассовой дисциплине рекомендуем обратиться к налоговым консультантам.

Рекомендации напоследок

Директор компании «Настоящая цифровая» Александр Ермакович также дал несколько рекомендаций кассирам, чтобы они не попадали в неловкие ситуации:

1. Обращать внимание на счётчик неотправленных документов. Если он долго (больше суток) не пропадает и число неотправленных документов растёт, нужно проверить интернет-соединение.
2. Обращать внимание на количество чеков при оплате картой. Обязательно должен быть как минимум один карт-чек (обычно их два) и один фискальный чек — платежный документ (с QR-кодом). Если такое не происходит, то не отпускайте товар и клиента пока не разберётесь в ситуации. Можно обратиться за помощью к Оператору или в банк-эквайер.
3. При закрытии смены сверять, чтобы сумма в отчёте по POS-терминалу (сменный итог) и сумма безналичных платежей в Z-отчёте кассы были одинаковыми. В случае расхождения принять меры — обратиться к Оператору, чтобы разобраться в сложившейся ситуации.
4. Не игнорировать предупреждения, которые приходят от Оператора на кассу, и сообщения, которые отправляются на e-mail и в Личный кабинет.

 

Эти простые советы помогут избежать проблем в повседневной жизни и целенаправленно заниматься бизнесом. В свою очередь, программная касса с эквайрингом от Банка БелВЭБ позволит принимать оплату удобным способом, вести учёт и работать по закону без лишних затрат. Вы сэкономите деньги, время, нервы и получите полный контроль над финансами.